몇 년 전 우연히 브라이언 트레이시의 Time Power를 보고 다이어리 작성법을 바꾼 적이 있었다.
당시 매일매일 기록할 수 있는 일반적인 회사 다이어리를 썼는데 다이어리에 줄을 그어 세부분으로 나누고 한 켠엔 해야 할 일들을 쭉 나열한 다음 우선순위에 따라 A-1, A-2... B-1, B-2... C-1, C-2 이렇게 매겼다. 그리고 시간이 표시된 부분에는 해야할 일들을 중요도 순으로 적절한 시간을 안배해 기록하고 다이어리에 따라 일을 했는데 낭비되는 시간이 현저히 줄어든 것을 느낄 수 있었다. 나중에 안 사실이지만 이것이 프랭클린 다이어리의 기본 개념이었다.
최근 일이 많아지면서 시간관리의 필요성을 다시 느껴 이 책을 찾아보았다.
다시 봐도 가장 필요한 일이 무엇인지, 어떤 자세로 해야 하는지, 어떤 것을 우선적으로 고려해야 하는지, 효율을 높이기 위해서는 어떻게 해야 하는지, 불필요한 일을 줄이기 위해서는 어떻게 해야 하는지, 팀원들과 함께 작업을 할 때는 어떻게 해야 하는지 등과 같은 효율적인 시간관리를 위한 실용적인 방법들이 가득하다. 반복되는 내용은 있을지언정 버릴 내용은 없다. 이런 책이야말로 서가에 늘 꽂혀 있어야 할 책이다.
그러나 책 내용에 공감하더라도 마냥 읽기만 해서는 효과가 없다.
책을 읽고 핵심적인 내용을 잘 정리하여 얼마나 꾸준히 실천하느냐가 관건이다.
이걸 하지 않으면 지적 만족에 그친다.
당장 해봐야겠다 싶은 내용을 나에게 맞게 추스려 정리한 후 책상 앞에 붙여 놓고 매일 반복해서 점검하였다.
이 정도면 이 책의 가치를 10-20% 정도 밖에 활용하지 못한다고 해도 며칠간 이 정도만 실천해 본 결과 일의 효율성이나 시간활용능력이 두 배 이상 좋아졌음을 느낀다.
무엇보다 중요한 사실은 우선순위에 따라 일을 처리하게 되면서
덜 중요하지만 시급한 일을 처리하는 시간이 현저하게 줄었다는 사실이다.
돌아보니 이런 일들이 내 시간을 어마어마하게 차지하고 있었다는 것을 알게 되었다.
쓸데없이 바쁘다는 게 바로 이런걸 두고 하는 말이다.
효율적 시간활용을 위한 9가지 실천법
2. [계획] 자기 전에 다이어리를 활용, 상세하게 다음날 계획 세워라.
* 내일 해야 할 일을 쭉 나열한 다음 "중요하고 시급한 일은 A, 중요하지만 덜 시급한 일은 B, 덜 중요하지만 시급한 일은 C, 덜 중요하고 덜 시급한 일은 D"로 분류한다.
* 일은 A-B-C-D순으로 처리하고, A는 최우선순위로 처리, B는 매일 일정한 시간을 우선적으로 배분하거나 자투리 시간을 활용하여 진행하고, C는 비슷한 걸 모아 마감시간에 임박해서 처리한다. 마감이 임박했을 때 나오는 고도의 집중력을 활용한다. D는 가급적 하지 않는 방법을 연구하고, 꼭 해야 한다면 짜투리 시간을 활용한다.
3. [체화] 체화가 필요한 내용은 실천적 내용을 추려 블로그로 정리하거나 남에게 직접 가르쳐 익혀라. 안철수 교수의 책임감을 이용한 방법 - 배우고 싶은 내용을 잡지사에 연재하겠다고 요청한 후 마감시간과 알찬 내용을 지켜야 한다는 의무감을 스스로 부여하는 방법도 활용하라.
4. [목표지향] 일을 할 때는 목적과 목적을 상세하게 정하고, 이걸 달성하기 위한 계획을 세밀하게 짜라. 매일매일 목표와 계획을 점검하라.
5. [약속] 시간 약속을 지키는 것은 기본 중 기본이다. 출발하기 1시간 전 준비부터 하고 할일을 하라. 10분전에는 출발하라.
6. [점검] 계획대로 되지 않을 경우 방해요소가 무엇인지 질문하고, 제거하라.
7. [끈기] 한 번 붙잡은 일은 마감시간이 되기 전에는 다른 일로 옮기지 마라.
8. [암시] 마음이 불편할 경우 All is well을 되뇌이며 집중력을 유지하라. (영화 '세 얼간이들'에서..)
9. [자세] 책상에서는 바로 앉고 걸음걸이, 말투, 표정 등은 남들이 보기에 당당하게 하라. 느낌이 행동을 만들고, 또한 행동이 느낌을 만든다. 객관적으로 나를 평가하고 개선하라.